Das Mediationsverfahren ist ein strukturiertes Verfahren zur außergerichtlichen Beilegung von Konflikten durch einen neutralen Dritten, der sich durch seine Allparteilichkeit auszeichnet, dem sogenannten Mediator.

Das Mediationsverfahren bietet den Konfliktparteien, den Medianden,  einen geschützten Raum der Vertraulichkeit, in dem schrittweise und ergebnisoffen eine einvernehmliche Lösung mit dem Mediator erarbeitet wird.

Das Mediationsverfahren gliedert sich in mehrere Schritte beziehungsweise Phasen.

Zu Beginn steht ein Informationsgespräch mit den Konfliktparteien, in dem die Rahmenbedingungen, wie z. B. Voraussetzungen, Kosten und Rollen der Medianden, besprochen werden. Besteht hiernach Einigkeit, ein Mediationsverfahren durchzuführen, wird eine schriftliche Mediationsvereinbarung geschlossen.

Im Anschluss daran werden die einzelnen Themen, Konfliktfelder und Streitpunkte gesammelt, die Gegenstand der Mediation sein sollen.

Nach Abschluss der Themensammlung bekommt jede Konfliktpartei ausreichend Gelegenheit, den jeweiligen Konfliktgegenstand aus ihrer Sicht darzustellen. Jeder der Beteiligten erhält hierbei die Möglichkeit, die eigenen Gefühle und Wahrnehmungen, sowie Interessen und Bedürfnisse mithilfe des Mediators zu verbalisieren. Diese Mediationsphase ist besonders wichtig, da  die Parteien erstmals Klarheit über die eigenen Bedürfnisse, Befindlichkeiten und Wünsche und die des/der anderen bekommen.

Auf Basis des neuen gegenseitigen Verständnisses füreinander entwickeln die Medianden mit Unterstützung des Mediators Lösungsoptionen, die gemeinsam bewertet werden.

Am Ende einer erfolgreichen Mediation wählen die Parteien eine Konfliktlösung aus, die alle Interessen der Parteien gleichermaßen berücksichtigt und von diesen als gerecht empfunden wird. Diese Lösung wird in einer Abschlussvereinbarung schriftlich festgehalten und es werden entsprechende Maßnahmen zu Umsetzung vereinbart. Im Idealfall - und dieser ist in jedem Konflikt das angestrebte Ziel des Mediators -  gelangen die Medianden zu einer Win-Win-Lösung.